Secrétariat juridique à distance et idées reçues

Le télésecrétariat juridique en général et la saisie juridique externalisée en particulier s'accompagnent souvent d'idées reçues ; attardons nous quelques instants sur certains de ces préjugés :

• Qualité : en externalisant la frappe de vos actes juridiques, de vos courriers ou de vos expertises légales, vous ne connaissez pas personnellement la personne qui sera en charge de dactylographier vos documents, et cela peut légitimement générer des craintes quant à la qualité du travail. Néanmoins, en tant que spécialistes de la retranscription audio juridique, 100 % de nos efforts sont concentrés sur cette seule activité. Cela signifie notamment que nos secrétaires juridiques à distance sont exclusivement recrutées sur des critères liés à la qualité de leur frappe. Par ailleurs, tous nos efforts et notre travail au quotidien sont également tournés exclusivement vers la qualité de notre service. Nos équipes bénéficient donc d'outils de travail et de formations continues qui ont pour vocation d'assurer à nos clients une qualité de service au moins équivalente à celle d'un secrétariat juridique interne.

• Coût : en externalisant votre secrétariat juridique, vous imaginez que le prestataire réalise une marge sur le service rendu, et qu'il vend par définition le service plus cher que ce qu'il vous reviendrait en interne. Ce n'est pas exact pour plusieurs raisons : parce que nous sommes des spécialistes de la dactylographie juridique externalisée, nos process de travail sont optimisés au maximum, ce qui nous permet d'être plus productifs qu'une structure pour laquelle le secrétariat juridique n'est pas le cœur de métier mais simplement une fonction support. D'autre part, dans l'évaluation du prix de revient de la frappe dans un cabinet d'avocats ou une étude d’huissiers de justice, il convient de prendre en compte les moments de creux (qui induisent un surcoût lié au sur-staffing) et les surcoûts liés au sous-staffing lors de congés, d'arrêts maladie ou d'absences (heures supplémentaires, intérim...). A l'inverse, un prestataire spécialisé dans le secrétariat juridique à distance comme LegiVox traite des volumes suffisamment importants pour lisser ces pics et creux d'activité. Ainsi, nous ne vous facturons que la prestation effectivement consommée, et ce totalement à la carte. Ainsi, nos clients ayant fait la comparaison reconnaissent économiser sur leurs coûts de secrétariat juridique en nous confiant leurs travaux de dactylographie juridique ; ces économies peuvent aller jusqu'à 50 % par rapport à un secrétariat juridique interne.

• Confidentialité : avoir recours à un service de secrétariat juridique externalisé suppose de transmettre vos fichiers par Internet, ce qui peut laisser craindre un niveau de confidentialité moindre vis-à-vis d'un traitement réalisé en interne par votre assistante juridique que vous connaissez et voyez tous les jours. Néanmoins, et précisément parce que la confidentialité et la sécurité des transferts est un point essentiel de la confiance que vous pourrez nous accorder, sachez que nous avons pris toutes les mesures nécessaires pour vous assurer un niveau de sécurité et de confidentialité irréprochable. En termes de sécurité informatique tout d'abord, toutes les connexions (envoi des dictées et récupération des documents tapés) sont toutes sécurisées (comparables aux connexions bancaires). En termes de confidentialité ensuite, toutes nos secrétaires juridiques à distance sont contractuellement tenues à la confidentialité, les informations traitées dans le cadre de nos prestations de dactylographie juridique externalisée étant couvertes par le secret professionnel. Enfin, notre application nous permet de vous garantir que seules les personnes assurant la frappe de vos documents juridiques ont accès aux données.

Nous espérons que ces précisions sauront vous rassurer sur la fiabilité d'un service de secrétariat juridique à distance tel que proposé par LegiVox ; si vous souhaitez plus d'informations concernant nos prestations, nous vous invitons à parcourir les pages spécifiques suivantes :